Od sastanka do izvršenih zadataka: kako koristiti AI prije, tijekom i nakon sastanka

Microsoft 365 Copilot može iz jedne rečenice pronaći povezanu e-mail korespondenciju, pripremiti Teams sastanak, predložiti dnevni red i izraditi pozivnicu. Copilotu smo napisali da pogleda zadnju korespondenciju s kolegom i organizira sastanak sljedeći dan u 12 sati. Pronašao je osobu, pripremio pozivnicu i zatražio potvrdu prije slanja. Nekoliko sekundi nakon potvrde sastanak se pojavio u Outlook kalendaru s ispravnim Teams linkom.

U ovom vodiču pokazat ćemo dva načina organiziranja sastanka uz Copilot, kako uključiti Facilitator te što nakon sastanka dobivate u Teams Recapu.

Što vam je potrebno?

Za puni workflow iz ovog vodiča potrebni su:

• poslovni Microsoft 365 korisnički račun

• Microsoft Teams licenca

• Microsoft 365 Copilot licenca

• Outlook i Teams povezani s istim poslovnim računom

• dopuštene Copilot i Facilitator aplikacije na razini organizacije

• uključena transkripcija tijekom sastanka

Microsoft 365 Copilot Chat može biti uključen uz odgovarajuću Microsoft 365 pretplatu bez dodatne naknade, ali nije isto što i puna Copilot licenca. Besplatni Copilot Chat primarno se oslanja na web i datoteke koje mu korisnik izravno priloži. Za duboku povezanost s poslovnim e-mailovima, kalendarom, Teamsom, SharePointom i ostalim organizacijskim sadržajem potreban je Microsoft 365 Copilot.

Način 1: organizirajte Teams sastanak iz Copilot chata

Otvorite Microsoft 365 Copilot i pokrenite novi razgovor. Upišite, primjerice:

Pogledaj moju posljednju korespondenciju s Tomislavom Bićanićem i kreiraj Teams sastanak s njime sutra u 12:00. Predloži naslov i dnevni red na temelju naše korespondencije. Nemoj poslati pozivnicu bez moje potvrde.

Copilot će pokušati pronaći osobu, relevantnu korespondenciju i traženi termin. Prije slanja trebao bi prikazati prijedlog sastanka s datumom, sudionicima i informacijom da je riječ o Teams sastanku.

Provjerite:

1. je li pronađena prava osoba

2. je li datum ispravno protumačen

3. odgovara li vremenska zona

4. jesu li dodani samo potrebni sudionici

5. je li dnevni red utemeljen na stvarnoj korespondenciji

Tek nakon toga odaberite opciju za slanje pozivnice.

Što je bio rezultat našeg testa?

U demonstraciji je sastanak uspješno nastao u Outlook kalendaru, automatski je sadržavao Teams meeting link, a pozvani kolega dobio je pozivnicu gotovo odmah. Nakon toga smo u istom Copilot razgovoru zatražili izmjenu dnevnog reda. Copilot je pronašao prethodno kreirani sastanak, pripremio izmjenu i ponovno tražio potvrdu.

Najveći praktični dobitak nije samo nekoliko ušteđenih klikova. Copilot koristi kontekst prethodne komunikacije pa ne morate ručno kopirati dijelove e-maila u opis sastanka.

Način 2: iz e-maila odaberite Schedule with Copilot

Ako je potreba za sastankom stigla e-mailom, ne morate otvarati zaseban Copilot chat.

U Outlooku:

1. otvorite poruku na temelju koje želite organizirati sastanak

2. odaberite izbornik s dodatnim radnjama odgovora

3. pronađite Other Reply Actions

4. odaberite Schedule with Copilot

Copilot će kao početni kontekst koristiti otvorenu e-mail poruku. Može predložiti sudionike iz komunikacije, naslov, trajanje i dnevni red.

Tijekom webinara testirali smo poruku s naslovom „Hitan sastanak” i tekstom o potrebi nabave uredskih stolica. Copilot je prepoznao temu, dodao osobe iz komunikacije i pripremio sastanak. Dnevni red nije bio savršen i dio teksta bio je jezično nespretan, ali je kao prvi nacrt bio dovoljno dobar da ga brzo uredimo.

To je važan realan rezultat: Copilot često neće izraditi završnu verziju koju treba poslati bez čitanja, ali može ukloniti prazan početak i pripremiti 80% administrativnog posla.

Kako uključiti Facilitator prije početka sastanka

Facilitator je AI agent koji tijekom sastanka vodi bilješke, prati dnevni red, izdvaja odluke i otvorena pitanja te odgovara u zajedničkom chatu.

Možete ga uključiti već prilikom zakazivanja sastanka:

1. otvorite sastanak u Outlooku ili Teams kalendaru

2. uključite opciju Teams meeting

3. otvorite Options ili dio Copilot and other AI

4. uključite Facilitator

Ako sastanak već traje, u Teams kontrolama odaberite:

More actions → Turn on Facilitator

Facilitator za AI bilješke treba transkript. U Teamsu odaberite:

More actions → Record and transcribe → Start transcription

Odaberite hrvatski kao govorni jezik ako sudionici govore hrvatski. Pogrešno odabran jezik značajno pogoršava bilješke.

Koristan trik kada netko kasni na sastanak

Na duljim sastancima često se dogodi da se netko pridruži nakon 20 ili 30 minuta. Umjesto prekidanja svih sudionika pitanjem „Što ste do sada prošli?”, interni korisnik može u chat upisati:

@Facilitator, sažmi mi što je do sada dogovoreno, koje su odluke donesene i koja su pitanja još otvorena.

Facilitator odgovara na temelju dotadašnjeg transkripta. U demonstraciji je mogao odgovoriti i na pitanje o tome može li Copilot generirati Teams sastanak.

Postoji važno ograničenje: vanjski sudionici trenutačno ne mogu koristiti Facilitator na isti način kao interni članovi organizacije niti pristupati svim njegovim bilješkama. To smo vidjeli i tijekom webinara — interni kolega dobio je odgovor, dok vanjski polaznici nisu.

Što dobivate nakon sastanka?

Nakon završetka sastanka otvorite njegov chat i odaberite Recap. Ovisno o licenci i postavkama, možete dobiti:

• snimku sastanka, ako je snimanje bilo uključeno

• cijeli transkript

• AI sažetak

• teme i poglavlja

• izdvojene odluke i zadatke

• pregled govornika

• poveznice na određeni trenutak u snimci

• mogućnost postavljanja dodatnih pitanja Copilotu

Za AI obradu nije uvijek potrebno uključiti videosnimanje. Transkripcija može biti dovoljna. To je korisno kada želite tekstualni zapis i sažetak, ali ne želite stvarati veliku videodatoteku.

Koliko košta?

Aktualne javno objavljene Microsoftove cijene u trenutku pisanja članka izgledaju ovako:

Opcija

Cijena

Što dobivate

Microsoft 365 Copilot Chat

uključen
uz odgovarajuću Microsoft 365 pretplatu

Siguran
AI chat, ali bez pune integracije s organizacijskim sadržajem i svim Teams
mogućnostima

Microsoft 365 Copilot Business

promotivno
18 USD po korisniku mjesečno uz godišnju obvezu

Copilot
u Outlooku, Teamsu, Wordu, Excelu i PowerPointu te pristup agentima poput
Facilitatora; potrebna je osnovna Microsoft 365 licenca

Microsoft 365 Copilot za enterprise

30
USD po korisniku mjesečno uz godišnju obvezu

Puna
poslovna integracija za enterprise korisnike; potrebna je odgovarajuća
osnovna licenca

Promotivna cijena od 18 USD za Copilot Business prema Microsoftovim uvjetima vrijedi do 31. prosinca 2026. za prvu godinu i za organizacije s odgovarajućom Business pretplatom, do 300 korisnika. Stvarna cijena u Hrvatskoj može se razlikovati zbog valute, poreza, partnera i ugovornog modela.

Brzi izračun isplativosti

Ako zaposlenik košta tvrtku 20 EUR po satu, licenca od približno 18 EUR mjesečno vraća se već ako uštedi oko 54 minute rada mjesečno. Kod licence od 30 EUR granica je oko 90 minuta. To nije potpuni ROI izračun, ali je dobar prvi filter: osoba koja svakodnevno radi sa sastancima, e-mailovima i dokumentima može prijeći tu granicu vrlo brzo, dok se licenca zaposleniku koji rijetko koristi Microsoft 365 možda neće isplatiti.

Na što trebate pripaziti?

• Copilot može pronaći pogrešnu osobu sličnog imena.

• Relativne izraze poput „sutra” uvijek provjerite prije slanja.

• AI dnevni red može sadržavati temu iz stare ili nerelevantne poruke.

• Vanjski sudionici imaju ograničeniji pristup Facilitatoru.

• Bez kvalitetne transkripcije nema pouzdanih AI bilješki.

• Sudionike treba obavijestiti o transkripciji i snimanju.

• Planner integracija Facilitatora još se vodi kao public preview i može se mijenjati.

Zaključak testa

Najkorisnija mogućnost nije automatsko stvaranje kalendarskog zapisa samo po sebi. Prava vrijednost nastaje kada Copilot poveže e-mail, kalendar, Teams sastanak, bilješke i naknadni Recap u jedan tijek.

Naš test pokazao je da workflow radi, ali i da ljudska potvrda mora ostati između AI prijedloga i slanja pozivnice. Najbolji način korištenja nije „Copilot, napravi sve”, nego „Copilot, pripremi sve što možeš, a ja ću provjeriti i potvrditi”.

Pogledajte dostupne edukacije o Microsoft 365 Copilotu i poslovnoj primjeni AI-ja.

Izvori i dodatna dokumentacija

• Microsoft: Frequently asked questions about agents in Microsoft Teams

• Microsoft Learn: Set up Facilitator in Microsoft Teams

• Microsoft: Recap in Microsoft Teams

• Microsoft: Microsoft 365 Business dodatne usluge i cijene

• Microsoft: Microsoft 365 Copilot enterprise cijene