AI u Excelu nije dovoljan: 5 pogrešaka zbog kojih management izvještaj ne pomaže u odlučivanju

AI alati danas mogu pomoći pri izradi formula, Pivot tablica i grafikona, prepoznavanju trendova i odstupanja te sažimanju rezultata. Ipak, brzina izrade izvještaja ne znači automatski da će izvještaj biti koristan. Ako su podaci neuredni, poslovni pokazatelji pogrešno odabrani ili zaključci izvučeni bez potrebnog konteksta, ni napredna tehnologija neće pretvoriti tablicu u kvalitetnu podlogu za odlučivanje. U nastavku izdvajamo pet čestih pogrešaka koje mogu smanjiti vrijednost Excel izvještaja. 1. IZVJEŠTAJ NEMA JASNO POSLOVNO PITANJE Jedna od najčešćih pogrešaka jest započeti izradu izvještaja prije nego što je određeno čemu on treba služiti. U tom slučaju korisnik otvara Excel, dodaje tablice, izračune i grafikone, ali ne definira odluku koju izvještaj treba olakšati. Prije početka izrade potrebno je odgovoriti na nekoliko pitanja: • tko će koristiti izvještaj • koju odluku treba donijeti • koji su pokazatelji važni za tu odluku • s kojim razdobljem ili planom treba usporediti rezultat • koliko često će se izvještaj ažurirati Izvještaj za voditelja prodaje neće imati isti fokus kao izvještaj za financije, nabavu ili upravu. Svaki korisnik treba drugačiju razinu detalja i drukčiji kontekst. AI može predložiti pokazatelje ili način prikaza, ali ne može samostalno znati što je za određenu organizaciju najvažnije ako mu taj kontekst nije jasno objašnjen. 2. PODACI NISU UREĐENI I DOSLJEDNI AI analiza, Pivot tablice i grafikoni ovise o kvaliteti izvornih podataka. Prazne ćelije, duplikati, neujednačeni nazivi, pogrešno uneseni datumi i brojevi pohranjeni kao tekst mogu dovesti do netočnih izračuna i zaključaka. Primjerice, ako se ista prodajna kategorija pojavljuje kao „Webshop”, „web shop” i „WEB SHOP”, Excel ih može prepoznati kao tri različite kategorije. Rezultat analize tada neće prikazivati stvarno stanje. Prije izrade izvještaja potrebno je provjeriti: • jesu li nazivi kategorija ujednačeni • postoje li prazni ili duplicirani zapisi • koriste li svi stupci odgovarajuću vrstu podataka • sadržava li svaki red jedan cjelovit zapis • postoji li jasan i pouzdan izvor podataka Alati poput Excel tablica, pravila za provjeru valjanosti podataka i Power Queryja mogu pomoći pri kontroli unosa, čišćenju podataka i pripremi ponovljivog procesa. AI može ubrzati pronalaženje mogućih problema, ali ne može pouzdano odrediti koja je vrijednost ispravna ako poslovna pravila nisu definirana. 3. PRIKAZUJU SE BROJEVI BEZ USPOREDBE I KONTEKSTA Informacija da je prihod iznosio 100.000 € ne govori dovoljno o poslovnom rezultatu. Za pravilno tumačenje potrebno je znati: • koliki je bio plan • kakav je rezultat ostvaren u prethodnom razdoblju • koji su proizvodi, kupci ili kanali pridonijeli promjeni • jesu li istodobno porasli troškovi • postoje li sezonski ili drugi čimbenici koji utječu na rezultat Zamislimo da je prihod porastao za 12 %, ali je profitna marža pala za četiri postotna boda. Izvještaj koji prikazuje samo rast prihoda može ostaviti dojam pozitivnog rezultata, iako profitabilnost poslovanja slabi. Dobar management izvještaj zato ne prikazuje samo ostvarenu vrijednost. On rezultat uspoređuje s planom, prethodnim razdobljem ili drugim relevantnim kriterijem. AI može prepoznati trend ili odstupanje, ali poslovni korisnik mora procijeniti zašto je promjena nastala i što ona znači za daljnje odluke. 4. IZVJEŠTAJ SADRŽAVA PREVIŠE INFORMACIJA Velik broj tablica, pokazatelja i grafikona ne znači nužno da je izvještaj kvalitetan. Ako su sve informacije jednako istaknute, korisniku je teško prepoznati što je zaista važno. Izvještaj tada postaje zbirka podataka umjesto alata za odlučivanje. Najvažniji pokazatelji trebaju biti vidljivi odmah. Dodatni detalji mogu se prikazati u zasebnim tablicama, listovima ili prikazima koji se koriste kada je potrebna dublja analiza. Pri odabiru grafikona također treba krenuti od pitanja koje želimo odgovoriti: • linijski grafikon prikladan je za prikaz promjene tijekom vremena • stupčasti grafikon olakšava usporedbu kategorija • Pivot tablica omogućuje detaljniju analizu većeg skupa podataka • uvjetno oblikovanje može istaknuti odstupanja i kritične vrijednosti Boje, grafikoni i vizualni elementi trebaju usmjeravati pozornost. Ne bi se trebali koristiti samo zato da izvještaj izgleda složenije. Najbolji management izvještaj nije onaj koji sadržava najviše informacija, nego onaj iz kojeg se najbrže može prepoznati što zahtijeva pažnju. 5. AI ZAKLJUČAK PRIHVAĆA SE BEZ PROVJERE AI alati mogu brzo sažeti podatke, pronaći odstupanja i predložiti moguće objašnjenje rezultata. To može znatno ubrzati početnu analizu. Međutim, AI ne poznaje uvijek poslovni kontekst, interne definicije pokazatelja, promjene u procesu ni razloge zbog kojih se određeni rezultat razlikuje od očekivanog. Primjerice, neuobičajen pad prodaje može biti posljedica pogreške u podacima, promjene načina mjerenja, privremenog prekida isporuke ili stvarne promjene ponašanja kupaca. Sam podatak nije dovoljan za razlikovanje tih situacija. Prije korištenja zaključka dobivenog uz pomoć AI-ja moramo: • provjeriti izvornu tablicu • potvrditi način izračuna pokazatelja • usporediti rezultat s drugim raspoloživim izvorima • provjeriti jesu li korišteni svi relevantni podaci • povezati zaključak sa stvarnim poslovnim okolnostima AI treba koristiti kao pomoć pri analizi, a ne kao zamjenu za provjeru podataka i poslovno prosuđivanje. KAKO PROVJERITI POMAŽE LI IZVJEŠTAJ U ODLUČIVANJU? Prije dijeljenja izvještaja postavite pet kratkih pitanja: • Može li korisnik u nekoliko sekundi prepoznati najvažniji rezultat? • Je li rezultat uspoređen s planom ili prethodnim razdobljem? • Može li se utvrditi što je najviše pridonijelo promjeni? • Jesu li podaci i korištene formule provjereni? • Vodi li izvještaj prema konkretnom pitanju ili sljedećoj aktivnosti? Ako odgovor na većinu pitanja nije potvrdan, izvještaju vrlo vjerojatno treba dodatno urediti strukturu, pokazatelje ili način prikaza. GDJE AI U EXCELU DONOSI NAJVEĆU VRIJEDNOST? AI u Excelu najkorisniji je kada je poslovni problem već jasno postavljen, a podaci pravilno strukturirani. Tada može pomoći pri: • predlaganju i objašnjavanju formula • pronalaženju trendova i odstupanja • izradi sažetaka i početnih zaključaka • predlaganju Pivot tablica i grafikona • jednostavnijem istraživanju većih skupova podataka • postavljanju dodatnih pitanja o rezultatima Najbolji rezultat nastaje kombinacijom Excel znanja, razumijevanja poslovnih podataka i pravilne uporabe AI alata. AI može ubrzati put do odgovora, ali korisnik i dalje mora znati postaviti dobro pitanje, provjeriti rezultat i procijeniti njegovu poslovnu važnost. OD TABLICE DO POUZDANE POSLOVNE INFORMACIJE Management izvještaj nije završni proizvod samo zato što sadržava izračune i grafikone. Njegova se vrijednost vidi tek kada korisniku omogućuje da razumije rezultat i donese kvalitetniju odluku. Za to su potrebni uredni podaci, dobro odabrani pokazatelji, pouzdane formule, prikladne usporedbe i jasan vizualni prikaz. AI može znatno ubrzati pojedine korake, ali ne može nadoknaditi loše postavljen proces analize. Ako Excel redovito koristite za rad s poslovnim podacima i želite unaprijediti korištenje naprednih funkcija, tablica, pravila za provjeru valjanosti podataka, Pivot tablica, grafikona, učitavanja i pripreme podataka te What-if analiza, pogledajte edukaciju „Excel za poslovne korisnike”. Detalji edukacije: https://www.excelum.hr/edukacije/excel-za-poslovne-korisnike Aktualni termin i mogućnost prijave pronađite u izborniku Termini.