RPA (Robotic proces automation) – kako započeti?

Često čujemo da su ljudi okosnica svake kompanije odnosno da bez svojih zaposlenika svaka kompanija može staviti „ključ u bravu“. I zaista, na svakom uglu može se pronaći konferencija za direktore HR odjela, socijalne mreže poput LinkedIna postale su mjesta ne toliko suptilnog natjecanja na temu tko nudi više benefita svojim zaposlenicima a radnici sve više dijele informacije o radnim uvjetima na raznim online platformama. Edukacije su također sve dostupnije, cjeloživotno učenje i razvoj je postala norma koju su poslodavci ne samo prepoznali nego i potiču, a čak često i uvjetuju pri zapošljavanju. Tu je naravno i financijski dio priče, no već je godinama primjetno da iako ima veliki utjecaj na zadovoljstvo zaposlenika, nerijetko nije presudan pri odabiru poslodavca.
No, unatoč kontinuiranom ulaganju u zaposlenike, pa tako i u njihov stalni razvoj vještina i znanja, mnoge tvrtke često na kraju ostvare tek malen ili nikakav povratak ulaganja (popularni ROI, op.a.), jer zaposlenici ne dobiju priliku to znanje iskoristiti u svakodnevnom radu. Razlozi tome su mnogi, a jedan od najčešćih je taj što kvalitetni zaposlenici često dobiju mnogo zadataka, zbog čega su operativno zatrpani. Time na kraju dobijemo high performing zaposlenike koji postanu nezadovoljni jer žele i mogu više, ali jednostavnu nemaju vremena. Već puno prije nego takav zaposlenik odluči napustiti tvrtku radi daljnjeg razvoja i rasta, potrebno je razmisliti o automatizaciji svakodevnih operativnih zadaća u kompaniji pomoću RPA.
Robotic Process Automation (RPA) je set koraka koji unutar jednog radnog mjesta, odjela, sektora ili cijele tvrtke traži one procese koji oduzimaju najviše vremena zaposlenicima, koji su workload heavy, kompleksni, podložni greškama ili jednostavno nisu dovoljno ili uopće kontrolirani, te koji se analiziraju šturo ili veoma često uopće ne analiziraju te ih kroz korake prioritizacije, analize, optimizacije, definiranja kontrola i reportinga, digitalizacije i automatizacije te dokumentiranja preuzima s pleća zaposlenika u digitalni svijet. Naravno, nekada nije realno započeti odmah sa svim tim koracima, ali već osvještavanje o iznimno operativnim zadacima, potencijalnim mjestima za pogreške te automatizacijom čak i u manjem opsegu, moguće je postići iznimno velike rezultate.

Za početak je dovoljno zaposliti RPA developera ili čak dodijeliti tu ulogu svom IT odjelu, no preporuka je uvijek uz stručnjaka za digitalizaciju imati i Business process management (BPM) ili Lean stručnjaka koji će analizirati proces i pripremiti svu dokumentaciju i zahtjeve za RPA developera. Takav par tim je zatim dobro ojačati jednim stručnjakom za reporting ili podatkovnim analitičarom, koji će im biti support kako za vlastito praćenje učinka tako i za osvještavanje o metrikama koje možete koristiti za daljnje postavljanje strategije i ciljeva.
U ovom trenutku obično tvrtkama savjetujem dozu opreza odnosno racionalnosti. Na tržištu postoje mnoga rješenja. Neka robusna ali i veoma skupa rješenja, a neka i besplatna. Odabir tehnologije koju ćete koristiti u svojem RPA razvoju je nešto čemu bi trebalo posvetiti vremena, jer jednom odabranu RPA platformu teško je kasnije zamijeniti, jer kad shvatimo da nam ta tehnologija možda ne odgovara najbolje ili jednostavno postoji bolja alternativa, postojeću smo već previše integrirali u naše sustave za bezbolnu promjenu. Neka rješenja poput Microsoft Power platforme već plaćate putem svojih Office 365 licenci, a neka poput Pythona možete koristiti besplatno, s velikom bazom korisnika i podrške u cijelom svijetu.
I na kraju glavni benefit uvođenja RPA u vaše poslovanje, osim očitih financijskih ušteda, bržeg izvođenja procesa, boljom kontrolom i shvaćanjem procesa je taj što nakon uštede prvih nekoliko Full time equivalent (FTE) odnosno godišnjih radnih sati zaposlenika, svi oni zaposlenici koji su tratili svoje vještine na repetativne zadatke moći će se posvetiti unaprjeđenju svog radnog mjesta, razvoja svojih radnih procesa te posvetiti više radnog vremena planiranju, razmišljanju i razvoju kako bi se pretvorili iz operativnog u strateškog stručnjaka. I na taj način digitalizirali ste poslovanje, a pojačali konkurentnost svojeg glavnog aduta, vaših zaposlenika.